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使用文件歸檔

一、「文件歸檔」表單的用意

透過申請 文件歸檔 表單，可以將文件上傳並提交給主管審核。經主管同意並結案後，系統會將需要歸檔的文件，自動轉存至文件中心的指定資料夾中，實現自動化的檔案歸檔過程。
這樣不僅簡化了文件管理流程，也確保了所有文件檔案的儲存能更加精確且具有可追溯性，讓您的工作流程更加順暢與高效。

二、如何使用「文件歸檔」表單？

  1. 當 表單設計者 建立好含有 文件歸檔欄位 及 文件歸檔站點 的表單後，使用者便可以在 Web 或 App 上申請該表單。

  2. 使用者可以從 文件歸檔欄位 清楚看到與其綁定的相關檔案欄位，再至該欄位上傳需要歸檔的文件檔案。完成上傳後，文件的相關資訊將會自動顯示於 文件歸檔欄位 中，讓使用者可以輕鬆查看。

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  3. 使用者可以針對單一檔案或選擇多個檔案，批次設定存放於文件中心的指定資料夾路徑，以有效提升工作效率。

    ⭐ 提醒 ：使用者需有被 文件庫管理員 賦予 誰能從表單歸檔 的權限，才能在 文件歸檔欄位 中選取到歸檔的資料夾。(詳細說明請參考設定共用權限)

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    單一檔案設定
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    批次設定

  4. 此外，系統還提供重新命名檔案的功能，讓使用者可以根據需求自訂[歸檔名稱]。在設定檔案名稱時，系統會自動檢查是否存在重複檔名，並依此判斷進行[新增]或[取代]現有檔案，從而確保檔案管理的準確性。

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  5. 當表單經主管審核同意並結案後，系統將透過 文件歸檔站點 自動將使用者設定好的歸檔檔案，自動轉存至指定的[歸檔路徑]。在歸檔完成後，可以從表單的 詳細記錄 中查看歸檔的執行紀錄與結果。

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  6. 當文件歸檔失敗並導致單據異常時，系統將自動發送 表單歸檔異常通知 給該張單據的 表單負責人，以便能即時處理與排除異常。以下提供可能導致異常的情境範例：

    • 當使用者指定歸檔的文件中心資料夾已不存在
    • 在申請表單時，當系統判斷為[新增]的檔案，若在轉存至資料夾時發現已存在相同的[檔案名稱+副檔名]

    ⭐ 提醒 ：當表單經由 文件歸檔站點 處理時，若其中任何一個檔案發生歸檔失敗，系統將停止所有檔案的轉存處理。

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App使用畫面

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