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點點簽服務

一、何謂「點點簽」

對於組織營運發展上至關重要的機密文件，通常會要求對方親自簽署或簽章才具有法律效益，但常常會礙於時間、地點距離的影響，無法快速讓對方親自簽署，UOF X 整合 「點點簽服務」 來解決上述的情境：

點點簽（DottedSign） 是一種數位簽署工具，能夠幫助使用者以電子方式簽署文件，簡化傳統紙本文件的處理流程，它具備以下主要特點：

  1. 數位化流程：點點簽取代了實體簽名和紙本傳遞，讓簽署流程全面數位化，用戶只需透過手機、平板或電腦即可完成簽名。
  2. 法律效力：點點簽的電子簽名符合國際法規，確保文件具有法律效力。
  3. 高效便捷：用戶可以在任意時間、地點簽署文件，無需面對面簽署，縮短流程時間，提高工作效率。
  4. 安全性：點點簽提供數位驗證功能，如簽名驗證、時間戳記及加密技術，確保文件內容的完整性和防篡改性。
  5. 環保節能：減少紙張使用，支持無紙化辦公，為環保做出貢獻。

二、點點簽服務-表單文件數位簽署

UOF X 整合 點點簽 服務，讓點點簽可直接內嵌於BPM模組的表單中，可以在指定簽核關卡串接「點點簽服務」，您可以應用在核准流程、合約管理、表單簽署等情境，此功能將幫助企業用戶提升協作效率，同時確保文檔的安全性與合法性。

  1. 使用者可以在表單上傳需要親自簽署的重要文件，且將表單欄位值顯示於簽署文件中。
  2. 透過UOF X 整合「點點簽服務」，Email通知文件簽署者進行線上簽署作業。
  3. 當全部簽署者完成簽核後，UOF X會自動取得這份簽署完畢且具有法律效益的重要文件檔案，顯示於表單的簽核歷程中，方便表單使用者審閱與下載。

二、如何啟用「點點簽服務」

若您的組織需要啟用點點簽服務時，請參考以下設定步驟：

  1. 【點點簽官網】註冊點點簽 ：

    1. 請先至 點點簽官網 註冊帳號，當完成註冊且已付費購買點數後，點點簽系統將會發送一封API Informaton信件並附件提供Json檔案。
    2. 此Json檔案內有包含 UOF X系統 所需要的綁定資料，如註冊Account、BitBe、ClientId、ClientSecret、ApiKey、SecretKey、IsQAMode等資訊。

  2. 【UOF X站】綁定點點簽 ：
    💡路徑：管理者首頁>系統管理>功能管理

    1. 公司管理員可以在 整合服務 的 表單文件數位簽署 點選「綁定」，上傳Json檔案進行連線測試。
    2. 完成綁定點點簽整合服務後，可以看到進行綁定當下的時間紀錄，以及屆時可於表單欄位設計看到 點點簽欄位，與表單流程設計看到 點點簽站點。
      Image bpm-dottedsign1

  3. 【點點簽系統】設定點點簽範本 ：

    1. 在開始使用點點簽欄位設計表單前，請先至點點簽系統的「文件管理」設定中，建立好需與UOF X系統進行線上簽署的 文件範本 資料。

    2. 範本設定完成後，即可於表單設計的 點點簽欄位 設定中，選取到該點點簽的範本資料。

      Image bpm-dottedsign2

  4. 【UOF X站】設計表單 - 欄位

    1. 表單設計者 在編排表單欄位時，可以根據需求將整合的 點點簽欄位 拖曳至表單指定的位置，再進行欄位屬性設定。(詳細說明請參考欄位說明/點點簽)
    2. 自訂欄位 功能也可以支援點點簽欄位設計。(詳細說明請參考自訂欄位編排)
    3. 另也可以透過[複製欄位]功能，快速從其他表單複製點點簽欄位。

  5. 【UOF X站】設計表單 - 流程

    1. 在完成欄位編排後，需在流程設計介面將 點點簽站點 新增至流程中，以確保簽核至該站點時，可觸發整合服務將文件傳送給指定的簽署人進行線上簽署作業。(詳細說明請參考站點使用說明)
    2. 完成上述第4、5步驟，確保表單欄位包含「點點簽欄位」、表單流程包含「點點簽站點」，您就可以發布表單，即完成點點簽的相關設定，使用者即可以透過申請表單，使用點點簽服務。 (詳細說明請參考使用點點簽服務)

三、「點點簽服務」應用情境

當組織需要求對方親自簽署重要的機密文件(例如：合約、切結書、協議書或授權書等)，舉例若遇到以下幾種情境，將可以運用 點點簽 透過線上簽署的方式，快速便利取得對方親自簽署具有法律效益的文件。
1. 地點距離 ：當對方因出差、旅行或本身住在不同的城市或國家，難以安排面對面親自簽署。
2. 時間衝突 ：當對方行程安排緊湊或滿檔，無法在指定時間內親自簽署。
3. 疫情或健康問題 ：因為疫情(如COVID-19)、健康因素或受地震、淹水等自然災害影響，導致對方無法外出行動或到場親自簽署。
4. 臨時或突發狀況 ：如家庭緊急情況或其他突發事件等，導致對方臨時無法到場親自簽署。