開始設計簽核流程

一、如何製作流暢的簽核流程¶

清楚簽核目標：對於每個簽核站點明確指定應該簽核的人員，以確保每個站點都有相應的負責人。
考慮組織結構和權限：理解組織結構和權限體系，以確保每個簽核站點的指派合乎組織的權限和層級結構。
邏輯判斷和條件設定：如果流程中的簽核人員需要根據條件或邏輯來判斷，請確保設定的條件是清晰、可行且易於理解的。
測試和驗證：在正式推出表單流程之前，進行測試和驗證是非常重要的。模擬測試流程中的每個簽核階段，確保流程設計是符合預期且沒有錯誤的。
使用者反饋和優化：持續收集使用者的反饋和建議，並根據實際使用情況不斷優化表單流程，幫助改進流程的正確性和效率。

二、流程設計說明¶

表單設計者 在 流程設計 介面中可以輕鬆地從左側將合適的 站點型態 拖曳到 流程畫布 中，並且在 站點屬性 中完成相關設定。

站點權限說明¶

表單設計者 除了可以在 欄位編排 中設定該欄位 全站點 的填寫和觀看權限之外，當該欄位在 特定站點 有其他權限需求時，可以在 流程設計 中來進行設定。系統提供兩種設定方式：

當需要設定的欄位數量不多時，可以直接在下拉選單中選擇要設定的欄位進行維護。
當有多個欄位需要設定時，可以開啟 所有欄位權限設定 來進行批次設定。

三、站點使用說明¶

以下介紹各種 站點型態 使用規則與應用情境：

簽核站點¶

A.選擇簽核角色
可指定該站的簽核人員，除了一般的 申請者 、 申請者主管 、 上一站直屬主管 、 指定人員 可設定外，當欄位編排中有組織類型的欄位時，也可設定為該站的簽核人員。
例如：當使用者在 審核部門 填寫"產品部"時，表單到該站點時，就會依設定送給"產品部部門主管"進行簽核(圖二)。
B.送單規則
可決定當該站點為 多人簽核 時，要採用何種送單規則。
任一決 ：一位簽核人員同意即可往下送單；全數人員都否決才會結案。
全員決 ：全數人員都同意才可以往下送單；一位簽核人員否決就結案。

C.送單按鈕
可決定該站點允許執行的送單按鈕，包含同意、否決、退簽、徵詢等。當該站點有特殊送單規則，也可[自訂]出其他送單按鈕與對應的簽核站點，使用者簽核時只會看到允許執行的送單按鈕(圖三)。
例如：在該站點上額外提供"經理核決"和"主管重新確認"兩個簽核按鈕，簽核者可依照實際狀況決定要執行的送單按鈕(圖四)。
D.其他設定
可決定該站點是否允許 當下一站為相同簽核者 時會自動跳關，並且可設定該站點的 簽核提醒時間 。

複合式站點¶

可快速使用組織的層級作為表單流程，可以選擇按照{部門層級}順序往上簽(ex.組/課/部/處)，或選擇按照{簽核層級}往上簽(ex.職級層級5→層級1)。
例如：流程設定為以申請者的簽核層級往上送簽三個層級，表單實際送出後，後續流程會送給對應層級的人員簽核。

條件站點¶

條件式站點可以將同一個資料來源依據不同的情況，設定各自的流程走向，可以選擇 表單欄位 或 表單資訊 (ex.申請者部門/申請者/申請者職稱)來做條件的判斷項目。
例如：可以依據 請款項目 來設定對應的簽核流程。

點點簽站點¶

透過點點簽站點可以將需要簽署的文件傳送至點點簽系統，進行數位簽署流程；在完成簽署後，UOF X會自動取回簽署文件檔案作為表單簽核歷程的附件。除此此外，你也可以在「點點簽站點」後面設計一個「條件式站點」，根據不同的簽署結果，以執行不同的簽核流程。

例如：在點點簽站點的下一站，可以設置一個條件式站點，並選擇[一般欄位]的 點點簽:簽署狀態 來做點點簽站點的回傳狀態判斷。將可以透過狀態為 簽署成功 或 簽署失敗 去執行不同的流程。

提醒

您必須要先前往 路徑：管理者首頁>系統管理>功能管理 完成綁定【表單文件數位簽署】(詳細說明請參考點點簽服務/二、如何啟用點點簽服務)
在完成綁定【表單文件數位簽署】後，您在設計表單欄位時，才可以看到「點點簽站點」。
設計點點簽流程時，建議可先參考使用者可能會遇到的情境問題，請參考使用注意事項。

知會站點¶

知會站點可用於通知相關人員的功能，它不需要進行簽核。這個站點的主要用途是將特定的人或群組納入通知範圍，讓他們了解表單的相關資訊或進展。
例如：在請假單中，可以設置一個知會站點，並指定申請者主管作為知會人員，以便他能夠收到請假申請的通知。

四、結案後流程¶

當表單簽核結案後，可以依據不同的條件判斷來知會相關的人員。
例如：當請假單結案後，可以依據簽核結果來通知相關人員，當表單同意結案即可通知代理人得知需要代理的消息，當表單被否決可通知申請者此假單無法生效。

公告發佈站點¶

流程簽核到此站點時，會將表單中的{公告發佈}欄位內容新增至「公告管理」模組中，並依照設定好的上架時間進行發佈。
例如：在表單中設計{公告發佈}欄位，並在{結案後流程}搭配條件站點，設定[同意]結案時接{公告發佈}站點，系統就會在同意結案後，將{公告發佈}欄位內容新增至「公告管理」模組中待上架時間進行發佈。

五、診斷流程正確性¶

表單設計者 設計完表單流程後，可立即診斷流程的正確性，若流程設計不正確，系統會提示錯誤原因且可以快速錨到錯誤的位置，讓設計者能夠快速修正問題，確保流程設計的正確性。

六、模擬你設計的流程¶

表單設計者 設計完表單流程後，可使用 [模擬流程] 查看預計簽核流程，可選擇公司內部任何一位人員來進行模擬，並且可模擬使用者填寫表單內容後，流程中即將要簽核的人員是不是符合預期的結果。這樣可以在實際使用之前及早發現並修正問題，確保流程能夠順利運行。