起單站點

一、何謂「起單站點」

「起單站點」是 流程中由系統自動建立新表單的站點，當流程運行至此站點時，系統會依照設定好的規則，自動產生一張或多張新的申請表單，並將這些表單接續到相關流程中；可以幫助組織在不同作業流程間實現資料自動傳遞與流程串接，強化跨表單自動化能力。

1. 流程自動化

   系統可依設定規則，自動建立新表單，減少人工操作，提高流程效率。

2. 滿足各種自動化起單情境

   • 支援 一般起單 與 欄位起單 ，可依固定規則或使用者選擇動態生成表單，滿足不同業務需求。

   • 支援 設計流程 或 結案後流程 中使用，靈活滿足不同的使用情境需求

3. 流程彈性控制

   可設定是否等待 [新表單]流程結案後再繼續 [原表單]流程，具備高度流程彈性控制。

4. 流程可追蹤

   自動生成的表單與流程站點可完整追蹤，確保每一個步驟都有清楚的審核與處理紀錄。

二、如何設計起單站點

步驟 1：新增「起單站點」

在【流程設計】頁面中，於簽核流程任一站點後新增「起單站點」。

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步驟 2：設定「起單模式」

使用者可以依照實務需求選擇不同的起單模式，讓流程更符合企業的作業情境，目前系統提供兩種起單模式

起單模式	適用情境	特點/優點
一般起單	單一固定情境，流程每次到達起單站點都只會產生相同類型的表單	- 簡單直觀 - 適合一對一的申請需求
欄位起單	需依照使用者填寫內容選項，自動決定要起哪一種表單	- 支援多部門、多條件自動化 - 減少人工重複送單 - 特別適合跨部門協作或需要分派不同處理單位的流程

A. 一般起單

• 定義：流程執行到此站點時，系統會依照表單設計者事先設定好的規則，自動建立固定的表單
• 情境：在「請購單」流程中，當申請人完成請購作業後，系統會自動產生一張「採購單」，供採購部門後續進行供應商洽談與採購作業。
• 操作：
  • step1：於[起單模式]內，選擇「一般起單」
  • step2：於[重複起單]內，根據實務情境來決定是否「允許重複起單」，系統會自動依照設定來決定是否再次產生新表單。
    • 若勾選，則流程每次回到該起單站點時，都會再次產生新的表單。
    • 若不勾選，則只會在第一次經過時起單，後續再經過時不會重複產生。
  • step3：於[設定起單]內，點按 ＋新增起單，即可設定1張以上表單的起單規則，讓系統可以根據設定值自動完成起單程序。

一般起單 - 初始畫面

一般起單 - 完成設定畫面

B. 欄位起單

• 定義：流程執行到此站點時，系統會依照使用者在【複選】欄位中勾選的內容，動態決定要建立哪些表單。
• 情境：在「簽呈」流程中，員工於表單中勾選「會辦部門」，系統則依據勾選結果，自動產生對應的部門會辦單（如財務部、人事部、法務部）。

• 操作：

  • step1：於[起單模式]內，選擇「欄位起單」
  • step2：於[重複起單]內，根據實務情境來決定是否「允許重複起單」，系統會自動依照設定來決定是否再次產生新表單。
    • 若勾選，則流程每次回到該起單站點時，都會再次產生新的表單。
    • 若不勾選，則只會在第一次經過時起單，後續再經過時不會重複產生。
  • step3：於[設定起單]內，先選擇表單內的某一個【複選】欄位作為起單判斷依據，例如「會辦部門」。
  • step4：點按＋新增起單，針對欄位中的每個選項值，設定對應要起的表單，例如：「財務部 → 財務部會辦單」、 「人事部 → 人事部會辦單」、「法務部 → 法務部會辦單」

  

  欄位起單 - 初始畫面

  

  欄位起單 - 完成設定畫面

• 提醒：

  • 需先建立「複選清單」欄位才能設定欄位起單
  • 不支援使用「明細欄位」的複選清單
  • 每個「起單站點」只能綁定一個複選清單，但一個欄位可被多個站點使用

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步驟 3：設定起單內容

在【新增起單】視窗中的「一般設定」頁籤，設定以下項目

1. 下拉選單中選擇欲起單的[新表單]（如：帳號建立單）：

   • 系統僅會顯示 已發布且為最新版本的表單，確保起單時使用的是有效且可執行的流程版本
   • 下拉選單中的表單依照「類別 → 表單名稱」順序分類與排序，方便您快速找到所需的表單
   • 為避免設定錯誤或不必要的循環，以下類型的表單不會出現在選項中：
     • 已停用的表單
     • 目前這張設定中表單本身

2. 起單者身份（必填）：

   • 原表單申請者：由 [原表單] 的申請人作為 [新表單] 的申請人。
   • 指定人員：由設計者指定的特定人員。
   • 來自表單欄位：從欄位中選取特定人員資料作為起單者。

3. 根據需求，勾選以下選項：

   • 需等待新表單結案才接續流程：若勾選，主流程將暫停，待 [新表單] 結案後再繼續往下。
   • 若 [原表單] 被否決/作廢，[新表單] 也會作廢：同步控制兩張表單的生命週期。

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步驟 4：設定欄位資料對應

1. 在【新增起單】視窗中，至「欄位資料對應」頁籤，設定 [原表單] 欄位與 [新表單] 欄位之間的對應關係
2. 支援【原表單帶至新表單】、【新表單帶回原表單】。
3. 【手動配對欄位】的規則：
   • 當選擇原表單欄位時，系統會自動過濾出可被寫入的新表單欄位（僅顯示支援該類型資料寫入的欄位）。
   • 若新表單欄位已被配對，將不再出現在可選欄位清單中（避免重複設定）。
   • 一個 [原表單] 欄位 可以對應多個 [新表單] 欄位。
   • 一個 [新表單] 欄位 僅可被配對一次。
4. 【自動配對欄位】的規則：
   • 系統會自動將原表單與新表單單中 「欄位代號」與「欄位型態」相同 的欄位組成一組進行配對。
   • 僅會自動配對 尚未被配對過的新表單單欄位。
   • 若某欄位已透過手動方式配對，系統不會再進行覆蓋。

5. 欄位資料對應：支援【外掛欄位】對應到【外掛欄位】。

6. 注意事項：

   • (1) 將原表單的欄位資料傳送至新表單時，請特別留意 新表單欄位的屬性設定 ，否則可能導致資料無法正常顯示。

     • 系統規則：

       當 [原表單] 傳入的欄位值 不符合 [新表單] 欄位的格式規則，例如超出數字範圍、格式不符等，系統會以 [新表單] 欄位的格式規則為主。

     • 範例說明：

       [原表單] 欄位值為 0.99，對應到 [新表單] 的某個數值欄位，且若該欄位設定的有效範圍為 1 ~ 100，則開啟新表單時則會以當下欄位值所設定的有效範圍顯示為1。

     • 設計建議：

       • 請事先確認 [新表單] 傳出的資料格式與 [原表單] 所對應欄位的設定相容（例如：文字長度、數字範圍、日期格式等）。
       • 如該欄位僅供參考建議，可將 [新表單]欄位設為【唯讀】狀態，避免前端驗證機制干擾。

   • (2) 需勾選 「需等待新表單結案才接續流程」，【新表單帶回原表單】的設定才會生效。

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步驟 5：完成設定

1. 檢視剛剛設定的欄位對應結果，確認無誤後，點擊[確定]。
2. 畫面返回流程設計頁面，確認流程設計無誤後，[儲存] 整張流程設計，即完成起單站點設定。

三、檢視新表單的簽核狀態

• 方式1：新增欄位 - 起單資訊

  表單設計者可在表單中加入「起單資訊」欄位（支援放置於一般欄位或自訂欄位），使用者可直接於該欄位中檢視所有由此表單產生的新表單資訊，詳細設計欄位方式，請參考工作流程/建立表單/欄位編排/整合欄位/起單資訊

• 方式2：簽核歷程、詳細記錄

  • 使用者可透過表單「簽核歷程」查閱新表單的 【單據號碼、簽核狀態】
  • 亦可以透過表單的「詳細記錄」查閱起單過程紀錄，包含【起單者、起單成功時間、單據號碼、回寫原表單的時間】。
  • 相關畫面，請參考工作流程/使用表單/起單站點

四、起單站點的使用者端操作限制說明（退簽、取回、跟催）

起單站點具有特定操作限制，詳細限制條件與操作情境，請參考起單站點的操作限制說明。

1. 無法[退簽]至 起單站點
2. 無法[取回] 起單站點的表單
3. 無法[跟催] 起單站點