表單權限與發佈設定¶
表單設計者 可以透過[表單設定]來控制表單的權限和使用規則。同時也可以指派 表單的負責人 以便協助解決相關單據問題,確保在表單發佈後能夠得到完善的控制和管理。
一、表單基本設定¶
- A.誰能申請此表單:可以決定組織中哪些人員有權限申請該張表單。
- B.表單類別:可依據組織的需求對表單進行分類,讓使用者從相關類別中快速找到需要申請的表單,提高操作效率。
- C.表單名稱:設定清晰明確的表單名稱,或在表單名稱前加上英文或數字代號,皆有助於使用者快速辨識不同表單,避免混淆和錯誤操作。例如:組織若有導入ISO稽核,也可將表單名稱加上ISO編號,方便稽核能快速找到表單進行查閱。
- D.編碼規則:每張表單都可被賦予一個專屬的字軌,透過編碼規則的設定,申請者送出表單時會按照系統所設定之字軌 自動產生編號,方便追蹤和管理單據。(參考字軌主檔設定)
- E.表單用途:根據不同表單進行簡短的用途說明,以幫助使用者明確了解可以申請該表單的情境。
二、表單權限設定¶
- A.表單負責人:可以指派當單據遇到問題或異常情況時,能夠負責排除與解決問題的人員,確保單據能順利完成簽核。例如:當表單發生異常時,表單負責人可以協助確認異常原因,並作適當的處理。
- B.表單查閱者:若組織內人員因職務需求、職務交接或新人入職等原因,需要了解相關工作內容或追蹤表單進度,您可以將其賦予表單查閱者的權限。例如:部門主管可以追蹤部屬申請此張表單的進度。
- C.代理申請:除了可以設定表單允許啟用代理機制,還可決定代理的權限,例如:實務上常見若臨時請假、事態嚴重之情事、員工離職、或需要協助上級主管處理時,可以透過代理申請由他人協助,確保在特殊情況下也有對應的措施。
三、表單簽核設定¶
- A.表單核決操作:
- 否決:當單據內容或申請事項表示反對或不同意時,可以對單據進行否決並中止表單流程。
- 退簽:當單據需要修改或補充資料時,可以進行退簽。退簽不代表中止表單流程,單據重新送出後則會繼續完成簽核流程。
- 徵詢:簽核過程中需要詢問組織其他成員的意見時,可以將單據徵詢給相關人員,當徵詢的對象回覆意見後,即可繼續完成當站簽核。
- B.取回:當申請者或簽核者在提交單據後,下一位簽核者尚未簽核之前,若發現內容有錯誤需要進行修改時,可以使用取回功能進行修改或重新審核;系統會完整紀錄取回的歷程,方便後續追蹤單據的變更記錄。
- C.作廢:當單據內容填寫錯誤或在進行中遇到需求變更時,申請者可以作廢單據重新進行申請。
- D.自動跳關:可以設定當流程下一站若為相同簽核者時,系統將會自動簽核,方便簽核者不需重複簽核,避免不必要的流程處理環節,加快單據的處理速度。
- E.批次處理:可以依照組織需求來評估哪些表單適合開啟此設定,哪些表單需要個別處理,以確保審核過程除了能有效處理外,也能符合準確性;也可管控只有高階主管或特殊職務、權限的人員才能進行批次處理單據。
- 適合批次處理的表單類型:當單據內容較為簡單,例如請假申請、設備借用等,可啟用批次處理協助組織能夠更快速地處理大量單據。
- 建議個別處理的表單類型:當單據內容較為重要或敏感時,像是涉及業務決策、合約簽署、法律事務等,或與金錢相關的表單,需要確認支出金額、審核請採購金額時,則適合個別處理和審核。