字軌主檔設定
一、關於字軌¶
當使用者申請表單時，會依照表單設計者所設定的編碼規則來產生表單編號，你可以依照組織的規範來設定字軌。以下為字軌的優勢：
- 唯一性：每張表單都可被賦予一個專屬的字軌，確保表單編號唯一性，避免重複的情況發生。
- 辨識性：透過字軌產出的表單編號，可以快速且準確地識別不同的表單，對於流程管理非常重要，能夠追蹤表單的處理狀態和相關資訊。
- 自動化：使用字軌自動生成表單編號可以提高流程的自動化程度，減少人為錯誤、節省時間，並確保編號的一致性和可追蹤性。
二、字軌主檔設定¶
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字軌設定 ：表單設計者 可依照組織需求來定義每張表單的字軌。
- A.字軌名稱：可輸入中文、英文及數字。
- B.字軌說明：用來說明該字軌主要的用途，方便表單設計者可以從功能列表上快速辨別。
- C.編碼規則：可評估該張表單每個月申請的數量來決定留流水號位數的多寡。例如：一個月大約申請 168張 請購單，則流水號可選擇[4]位數；若一個月申請 16888張 差旅報銷單，則流水號可選[5]位數。
路徑：管理者首頁>工作流程>字軌維護
新增字軌 -
字軌維護
- A.如果字軌尚未使用在任何已發佈的表單上，則可以對該筆字軌進行修改和刪除。
- B.一旦字軌被使用在已發佈的表單上，就無法再進行修改或刪除。
字軌維護
三、字軌使用說明¶
新增表單時，表單設計者 可選擇到已設定好的字軌來產生表單編號；而申請者送出表單時會按照系統所設定之字軌 自動產生編號。
路徑：管理者首頁>工作流程>表單維護
