開始建立公告管理

一、如何運用公告管理?¶

「公告」是以一種公開發佈消息的方式，讓企業或組織向特定對象傳達重要訊息或通知，公告內容通常包含政策或法規變更、重要事件通知、公司重大決策、公共安全消息等。

組織透過系統以豐富的編輯方式，像是文字、圖片與檔案方式製作公告內容，並依公告發佈狀態分類，方便管理者日常查詢和管理歷史公告，如有過期或不適用的公告也可以即時更新或撤銷，以更有效率的方式為組織傳遞訊息，促進內外部溝通與協作。公告管理常被應用在以下情境：
1. 企業內部公告：用於發佈公司政策、會議通知、活動安排、人事變動等。
2. 學校公告：用於通知學校日程、考試安排、活動通知、緊急事件等。
3. 社區公告：用於發佈社區活動、政策變更、服務通知等。
4. 政府公告：用於發佈法規政策、公共服務通知、社會事件等。
5. 緊急公告：在突發事件或緊急情況下，迅速發佈相關公告，指導應對措施。

二、如何建立公告?¶

1.新增[公告類別]¶

組織內部可以針對「公告類別」進行討論與規劃，並由 EIP管理員 將其設定於系統中。公告常見的類別有政策與法規公告、活動與會議通知、人事變動公告、財務公告、安全與健康公告、獎懲公告和內部通知等。
根據不同類別，可以指定負責管理公告的人員，協助組織發佈公告，還可以決定該公告類別的觀看對象，設定使用者觀看公告的背景圖，以及指定哪些人員可以透過電子審核機制，由表單申請發佈公告作業。

2.新增[公告內容] (一般機制)¶

EIP管理員 或 有類別管理公告權限的人員 可以進行新增公告作業，並透過系統提供的 自行編排內容(使用文字編輯器編排內容)，或 上傳編排好的文件(使用文件作為公告內容) 方式製作公告內容，此外，還可以上傳需要補充的參考文件。在製作公告的過程中，系統提供預覽功能，可以查看公告的實際排版效果，方便進行調整和修改。
完成公告內容的編輯後，透過所設定的上架和下架時間，由系統自動執行，減少手動操作並降低出錯風險。公告上架後，系統會主動通知有觀看權限的人員，促進訊息的有效傳遞。

3.新增[公告內容] (表單流程審核機制)¶

需搭配BPM工作流程模組，由表單設計者協助設計公告發佈表單，透過系統支援的[公告發佈欄位]與[公告發佈站點]，將公告內容新增至「公告管理」模組中待上架時間進行發佈。(請參考欄位使用說明&流程使用說明)
例如：使用者申請{公告發佈申請單}，填寫公告內容，並經流程中的所有主管審核，於表單同意結案後，透過系統將公告內容新增至「公告管理」模組中，待上架時間進行發佈。

三、如何管理公告?¶

系統會按照公告的狀態進行分類，透過以下不同的列表呈現，使管理員能夠迅速查看和管理各種狀態的公告，有助於提高管理效率，確保公告處理的及時性和準確性。

1.草稿列表：存放尚未完成編輯的公告，方便管理者搭配工作時間完善公告需要的內容。
2.待上架列表：存放已完成編輯內容，但在未來時間才會上架的公告。將會透過系統自動上架，減少遺漏或延遲發佈重要信息的情況。
3.已上架列表：存放目前正在上架中的公告。
4.已下架列表：存放已下架的歷史公告，方便日後可以查詢。