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開始建立打卡管理

一、如何運用打卡管理?

UOF X的打卡管理涵蓋「出勤打卡」和「外出打卡」功能，公司管理員可啟用這些功能，以便更精確地追蹤和管理員工的出勤狀況。此外，UOF X還提供了打卡紀錄SDK，讓組織能夠與HR系統進行無縫整合，優化整體的考勤管理流程。

  1. 出勤打卡：員工可以透過Web、App進行每日的上下班打卡，且 公司管理員 可以設定員工可進行打卡的特定範圍，以符合組織需求；此設定可包括「IP範圍」與「GPS範圍」，有效確保員工打卡記錄的精確性。
  2. 外出打卡：員工可以使用App進行外出打卡，讓組織可以透過外出打卡紀錄，有效地管理並追蹤人員外出的時間和地點。

二、如何運用LINE打卡?

組織可透過大眾熟悉的通訊工具「LINE」讓員工進行出勤/外出打卡，以增加便捷性可有效提升員工每日落實打卡的積極度。

  1. 推廣應用：友好的使用體驗，以提升使用率與工作積極性。
    使用其他打卡工具皆需要時間讓員工熟悉與習慣，可能因使用不上手引起排斥，導致無法有效紀錄員工打卡。 員工可以通過熟悉的 LINE 應用打卡，操作簡單直觀，增加使用的便捷性與提升員工打卡體驗。
  2. 降低成本：簡化培訓與減少技術支持成本。
    員工運用LINE進行打卡在使用上不陌生，將可大幅降低培訓時間成本，且LINE打卡對於技術支持的需求較少，亦可降低支持成本。
  3. 促進組織文化：展示組織在技術創新方面的投入，提升現代化形象。
    採用現代且貼近大眾使用的技術，以提升組織在員工心中的現代化形象。

三、啟用「打卡管理」

💡路徑：管理者首頁>功能管理

  • A.打卡管理
    組織可以根據需求啟用 出勤打卡 和 外出打卡 功能。當這些功能啟用後，使用者才能在首頁看到相應的打卡面板並進行打卡操作。
  • B.LINE打卡
    組織若想讓員工透過LINE進行打卡，則須先啟用 出勤打卡 或 外出打卡 功能，再進行註冊LINE打卡 功能。當註冊成功後，使用者才可透過LINE進行出勤/外出打卡。日後也可以省去登入App的步驟，即可快速完成打卡作業。
    1. 註冊：
      當公司管理員點選「註冊」後，可以看到進行註冊當下的時間紀錄。使用者才能在「個人設定」頁面看到LINE打卡的設定資訊。
    2. 取消註冊：
      當組織已註冊過，若站台網址資訊有變更時，需要重新註冊LINE打卡，使用者才能繼續使用LINE打卡功能。
  • C.打卡記錄保留時間
    按照組織的制定規範，能夠設定 打卡記錄的保留時間 ，這樣一來可以有效節省資料存儲空間。

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四、設定「出勤打卡管理」

公司管理員 可以協助組織在出勤打卡管理中訂定員工可打卡的範圍。提供兩種來源設定方式，當組織有建立營運據點時，可以選擇使用該據點的位置作為GPS打卡範圍。其次，也可以透過自訂的方式，額外設定打卡範圍，更靈活地滿足組織的需求。

將營運據點訂為打卡範圍

  1. 新增營運據點

    • 前置：公司管理員 需要先行前往編輯公司資訊中維護 營運據點 ，設定該據點的 地址 與 GPS範圍半徑 ，完成設定後，即可在後續新增 出勤打卡管理 時，選擇該據點做為打卡範圍。

    💡路徑：管理者首頁>組織管理>編輯組織>編輯公司資訊

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  2. 綁定辦公據點

    • 前置：公司管理員 再前往編輯人員中維護人員的 辦公據點 ，若該據點已被指定為打卡範圍，系統會根據對應的設定來判斷該人員是否可以進行打卡。

    💡路徑：管理者首頁>組織人員維護>編輯人員

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  3. 新增出勤打卡規則

    • A.資料來源 ：組織可以選擇「營運據點」來做為日常出勤打卡規則。
    • B.營運據點 ：當資料來源選擇「營運據點」時，在此即可選擇據點名稱。
    • C.打卡規則 ：可依據組織需求來選擇該據點要啟用的規則，當選擇 「GPS範圍」時，會自動顯示該據點所設設的範圍。
    • D.狀態 ：可彈性決定要啟用的時間區間。
    • E.優先權 ：人員進行打卡時，會依照此順序依序判斷該人員可以打卡的規則項目。例如：某位人員綁定兩組打卡規則，優先序分別為[1.高雄總公司據點]以及[3.居家上班打卡]且狀態都為啟用，當該人員居家上班進行打卡時，會依照優先序判斷可以使用[3.居家上班打卡]進行打卡。

    💡路徑：管理者首頁>打卡管理>出勤打卡管理

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自訂打卡範圍

  1. 新增出勤打卡規則

    • A.資料來源 ：可以選擇「自訂」來做為勤特殊情境打卡規則，例如颱風天或者需要居家上班時，可選擇「自訂」來進行設定。
    • B.適用人員 ：可以自行指定適用於此規則的人員，例如可以為外勤人員設定專屬的打卡地點。

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五、「外出打卡」規則說明

  1. 當人員需要外出洽公，而外出的地點為組織的營運據點範圍時，打卡後會顯示該據點名稱。

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  2. 當人員外出的位置不在組織的營運據點範圍，打卡後會在地圖上標示地點，方便組織進行追蹤。