開始建立文件管理
一、建立文件庫¶
- 文件中心管理員 可根據組織的業務需求或資料分類標準來建立 文件庫，將有效提升文件管理的效率，並強化文件查找與存取的便利性。
- 新增文件庫時，不僅可以自訂名稱與設定顯示圖示，還可以指定 文件庫管理員 。
- 文件庫管理員 將負責維護此文件庫下所有的資料夾與檔案，包含重新命名、設定共用權限、查看檔案歷史版本、下載原始檔案、進行批次搬移/刪除，以及管理垃圾桶等相關作業。
路徑：管理者首頁>文件中心>文件庫管理
二、維護資料夾&檔案¶
- 當 文件中心管理員 完成文件庫的設定後，文件庫管理員 即可進入該文件庫，開始新增資料夾與檔案及進行後續的維護作業。
- 除了新增/刪除資料夾與檔案外，還可以 重新命名 現有的資料夾與檔案，靈活調整資料結構，方便管理與分類。
- 在新增檔案時，系統會自動檢查是否有重複的檔案名稱，並提供 取代 以覆寫檔案 或 保留 讓系統自動命名的功能，有效提升檔案管理的便利性。
- 管理員可參考系統支援線上檢視檔案內容的格式去上傳檔案，從而提升使用者體驗與工作效率。(可至上傳檔案/支援線上檢視檔案查看支援線上檢視的檔案格式)
- 文件庫不僅支援上傳常見格式的檔案，當組織有啟用[線上檢視 CAD 圖檔]服務時，還可上傳多種 CAD 格式的圖檔，並透過 Autodesk Viewer 即時線上檢視 2D 或 3D 的設計圖。(可至線上檢視CAD圖檔查看官方支援線上檢視的檔案格式)。
- 文件庫管理員 可以使用 搬移 功能，選擇單一或多個資料夾及檔案，將其移動到不同的存放位置。
路徑：管理者首頁>文件中心>文件管理
三、設定共用權限¶
- 在 文件庫管理員 新增好資料夾與檔案後，可以在 共用權限 設定資料夾的 文件保管者 與 讀者 權限。
- 當有被管理員共用[資料夾]權限時，從該資料夾底下包含所有的資料夾與檔案，使用者都將會繼承擁有相同的權限。
- 在使用者大廳的文件中心，文件保管者 可以維護與線上檢視權限內的檔案，此外還能下載原始檔案，以方便進行後續編輯。
- 為確保文件資料的安全性與隱私性，讀者 僅能查看自己擁有權限的資料夾與檔案。需透過 文件庫管理員 開放[下載原始檔]的權限，讀者才可以下載。
- 針對線上檢視檔案的功能也可以決定使用者可否進行[下載PDF檔]及顯示[浮水印]，從而控制資料夾與檔案的訪問範圍。
- 組織可根據制度的規劃與需求，決定是否讓 文件庫管理員 設置 誰能從表單歸檔 的權限功能。有具備權限的使用者則可以透過表單申請，並在審核通過後，將文件檔案自動存放至指定路徑的資料夾。
- 為確保文件資料的安全性，當資料夾權限有變更時，管理員需重新登入系統，才能以更新後的權限檢視與維護文件。
四、共用管理¶
- 透過上述[共用權限]的設定，系統會將各資料夾的 文件保管者 與 讀者 權限統整在 共用管理 中。
- 以方便讓 文件庫管理員 能更快速地檢視、修改或移除對應的權限設定。
五、垃圾桶復原¶
- 當檔案被刪除後，文件庫管理員 可以在文件庫的 垃圾桶 中查看並執行 復原 操作，選擇想要復原的存放位置，輕鬆復原檔案。
- 請注意，一旦 刪除資料夾 後，將無法在垃圾桶中查看與復原。請確保資料夾內容已妥善處理或備份，再進行刪除。
- 垃圾桶 提供 [永久刪除]檔案 和 [清空垃圾桶]功能，讓管理員可以徹底移除不需要的檔案，以釋放儲存空間。
- 被刪除的檔案僅會在 垃圾桶 中保留30天，當超過此期限後，系統將會自動永久刪除檔案。
六、檔案歷史版本¶
- 當檔案有被重新覆蓋上傳時，文件庫管理員 可以透過 歷史版本 功能查詢相關版本紀錄以追蹤變更。此外，管理員還可以執行 還原 操作，將檔案恢復至所需的版本，確保資料的完整性與準確性。
- 在歷史版本中也可以查詢到從表單審核通過結案後，進行 文件歸檔 新增存放的檔案紀錄。
