表單變數設定

一、何謂表單變數¶

在介紹「表單變數」之前，讓我們先回顧一下 外部程式站點 的用途；外部程式站點應用於串接外部系統，以達到不同系統之間的資料傳遞，例如：當員工提交人事異動申請單後，外部程式站點可以將申請資料傳送到HR系統，以同步更新員工的請假紀錄。現在這個過程不僅可以將單據資料寫入外部系統，還可以利用「表單變數」儲存從外部系統的回傳值，並將這些回傳值應用到表單流程中。

表單變數 是一個表單所定義，用來儲存數據的容器，它可以保存各種類型的數據，包括文字、數值；當你將外部程式的回傳值賦值給表單變數時，你就可以在表單流程中使用這個變數的值。舉例來說，若某位員工還有剩餘的特休假，即通知人資部門進行相應處理，首先我們可以設計流程時，即可以透過外部程式站點取得人員特休假剩餘時數，並將此回傳值設定為表單變數，接著我們可以將此表單變數作為表單流程條件判斷依據。

因此，系統透過表單變數的機制，你可以將外部程式的回傳值與簽核流程相關聯起來，根據不同的回傳值做出相應的簽核流程判斷，使得流程可以根據外部程式的執行結果進行彈性的流程控制。

二、設定表單變數¶

讓我們以[採購申請單]為例，假設使用者提交了一份採購申請單，而我們希望能夠自動從外部採購系統(ERP)獲取商品的數量資訊，並根據實際數量給對應的簽核人員。接下來將說明如何在表單設計中使用 表單變數 和 外部程式站點 來進行應用。

首先，你設計表單時，在表單變數中新增一組「數量」來作為後續的應用，且你可自行評估是否需要設定預設值，若有設定預設值，但沒有取得回傳值時，表單變數會以預設內容作為流程應用；反之若有回傳資料，將以最新取得的回傳值為主。

[路徑：管理者首頁>工作流程>表單維護>草稿>發佈設定]

三、如何運用表單變數¶

以下圖為例，採購申請單會依照外部採購系統(ERP)回傳的數量來決定後續要簽核的人員。因此，會先透過外部程式站點取得數量資訊，再將實際取得的數量給對應的簽核人員。

當完成新增表單變數「數量」後，在表單流程中可以先經由 外部程式站點 取得外部系統資料(A站點)。
接下來再新增 條件站點 ，並將條件站點的判斷項目設定為 表單變數「數量」 (B站點)，完成設定後，系統會依照 外部程式站點 實際照取得的回傳值來進行條件判斷。