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UOFX AI 助理

一、什麼是 UOFX AI 助理？

1. 簡介說明

UOFX AI 助理是整合在 UOFX 平台中的智慧應用功能，透過與一等一雲端服務串接，讓使用者能利用自然語言與 AI 互動，快速取得與日常工作相關的資訊建議與操作協助。

目前支援的主要功能為「AI 知識庫」，使用者可將組織內部的重要文件轉換為 AI 可理解與檢索的內容，進而透過 Teams AI Bot 問答方式查詢並獲得相關資訊回應。

2. 功能應用情境說明

UOFX AI 助理適用於以下業務情境：

  • 快速查找資訊：使用者可向 AI 提問，快速獲取內部文件內容摘要、規範說明或處理流程。

  • 內部知識管理：組織可建置專屬 AI 知識庫，使組織成員都能依據相同基準獲得資訊。

  • 自動化內部支援：替代部分人工客服/內部支援工作，如重複性 FAQ 回答。

  • 決策與建議輔助：依據文件知識回應問題，有助於初步分析與判斷。

二、AI 知識庫介紹

「AI 知識庫」是 UOFX AI 助理的核心功能，使用者可將內部的文件資料（如 PDF、Word、簡報）上傳至 AI 知識庫，系統會自動分析並同步至 AI 服務，供後續問答互動查詢，可以達到以下使用效益：

  • 快速導入：以既有文件為基礎，不需額外標註或訓練，即可讓 AI 理解企業知識。
  • 提升效率：透過自然語言提問，即時獲得與文件相關的回覆，節省查找時間。
  • 整合內部流程：與 UOFX 系統內的文件庫串聯，自動將指定文件庫轉為 AI 知識庫。
  • 提升團隊一致性：團隊成員透過統一的知識庫來源進行查詢，降低資訊落差。

三、啟用與管理 AI 助理功能

  1. 啟用 AI 助理功能前，需先完成前置設定，包含 綁定一等一雲端服務，並 購買 AI 助理授權；完成後，即可透過 UOFX 平台啟用此功能，並建立、管理組織專屬的 AI 知識庫。

  2. 使用者可依以下操作路徑進入設定頁面，啟用與管理功能包含：

    • 設定啟用開關，開啟 AI 知識庫問答能力
    • 管理 AI 金鑰與綁定狀態
    • 手動/自動同步金鑰綁定與狀態資訊

    💡路徑：功能管理 > UOFX AI 助理 > AI 知識庫

    Image 進入 AI 助理功能設定的操作路徑-ai-assistant1

  3. 啟用開關的顯示狀態，會依據UOFX與 [ 一等一雲端服務] 綁定狀況 而有所不同：

    • 已綁定：顯示切換開關，預設為「關閉」狀態，使用者可手動啟用

      Image 不同綁定狀態下開關的顯示差異-ai-assistant2-1

    • 未綁定：功能區為唯讀狀，並顯示提示訊息

      Image 不同綁定狀態下開關的顯示差異-ai-assistant2-1

1. 建立與管理AI知識庫

A. 建立 AI 知識庫

  1. 請點按 [建立AI知識庫]按鈕，開啟對話視窗，輸入知識庫名稱等基本資訊後，點按[確定]，即完成建立知識庫。

    Image 建立 AI 知識庫的操作流程-ai-assistant4

  2. 回到主頁會顯示該知識庫名稱。

    Image 建立 AI 知識庫的操作流程-ai-assistant4-2

B. 綁定AI金鑰

  1. 請點按 [綁定] 按鈕，開啟對話視窗，輸入 [金鑰] 並進行驗證，

    Image 設定並綁定金鑰的畫面-ai-assistant5

  2. 綁定成功後顯示狀態（例：運行中、已停止）

    Image 設定並綁定金鑰的畫面-ai-assistant5-2

  3. 若驗證失敗，系統會顯示錯誤訊息提示

    Image 設定並綁定金鑰的畫面-ai-assistant5-3

C. 刪除 AI 知識庫

  1. 僅當知識庫內無任何資料夾與文件時，才允許刪除

    Image AI 知識庫刪除限制與確認流程-ai-assistant6

  2. 不可刪除時：按鈕反灰，並透過 tooltip 顯示限制說明

    Image AI 知識庫刪除限制與確認流程-ai-assistant6-2

D. 取得AI助理服務狀態

  1. 自動同步機制：系統每日執行同步排程，自動更新AI金鑰綁定狀態與 AI 設定資訊，保持系統資訊最新。

  2. 手動更新綁定狀態：使用者可透過 [重新整理] 按鈕，即時更新AI金鑰綁定與服務狀態

2. 啟用 AI 助理對話服務

  1. 確認完成上述 AI 知識庫建置並上傳檔案，與 AI 金鑰綁定，系統會自動與一等一雲端服務進行串接。

  2. 前往Teams 應用程式商城，安裝Teams AI Bot U-Offiece Force X。

  3. 開啟 [U-Offiece Force X]，點按 [帳號綁定]，進行個人帳號綁定一等一雲端服務。

    Image Teams AI Bot-ai-assistant7

  4. 完成個人帳號綁定後，你就可以開始使用 Teams AI Bot [U-Offiece Force X] ，且以個人資料權限內容作為可存取AI知識庫範圍，提供問答服務。

    Image Teams AI Bot-ai-assistant8

四、文件異動自動同步至 AI 知識庫

當文件庫內的檔案發生異動時，若該文件庫為已啟用 [AI 知識庫] 的庫別，系統會自動同步相關內容至 AI 知識庫，常見操作情境如下：

  1. 檔案新增或更新

    當使用者或文件管理者在 AI 知識庫中上傳新檔案或更新現有檔案後，該檔案會自動同步至 AI 知識庫，並於稍後可由 Teams AI Bot 回答相關問題。

  2. 檔案刪除

    當使用者或文件管理者刪除 AI 知識庫內的檔案，該檔案即會自動從知識庫中移除，不再作為 AI Bot 的參考資料。

  3. 檔案還原

    當使用者或文件管理者從垃圾桶還原已刪除的檔案回 AI 知識庫，系統會再次將該檔案加入知識庫，前提是檔案格式符合支援類型。

  4. 檔案搬移

    • 若將檔案從其他文件庫搬移至 AI 知識庫中，系統會自動將檔案新增至知識庫。
    • 若將檔案從 AI 知識庫搬移至其他文件庫中，則該檔案會自動自知識庫中移除。

  5. 檔案格式限制

    • 僅支援下列檔案格式：.pdf, .pptx, .docx, .odt, .odp
    • 若搬移或還原的檔案格式不符合上述規範，系統將提醒：

      AI 知識庫僅支援 .pdf .pptx .docx .odt .odp 檔案格式

  6. 傳輸失敗處理 若系統在處理檔案同步時發生錯誤，會自動記錄錯誤資訊以供後續排查。

【補充說明】檔案上傳至 AI 知識庫後，約需 10 分鐘左右，相關內容才會出現在 Teams AI Bot 的查詢結果中。