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流程績效查詢

流程績效查詢

  • 當輸入參數 ModuleCode 為 FLOW 時，系統提供 BPM 表單流程的效能統計相關結果，公司在導入 BPM 一定時間之後，原先的紙本簽核模式轉變成線上的方式，使用上方便了，效率也會更加提升，當然也更加環保。對於管理階層來說，不會僅僅滿足於環保與電子化的成本降低，實際上的簽核效率將是更重要的議題。每張表單的使用率為何 ? 是否有人經常延遲簽核 ? 表單的流程設計上是否有缺陷，造成流程瓶頸 ? 使用率的趨勢我們是否可以統計出來 ? 針對這些相關效能議題，系統提供了一些統計資料表，讓我們可以輕易做到不同維度檢視，進而增進企業流程效率。

輸入欄位說明

  • ModuleCode :
    • 請輸入 flow
  • FeatureType :
    • [Empty] 未使用
  • DataKey :
    • 只跟第三張報表的內容有關，這個欄位值用來查詢第三張報表的單據名稱，如果單據名稱包含 DataKey 內容，則只取出第一張表單來運算。其他應用保持空值即可。 (Ex: 請假單)
  • DataKey2 :
    • [EMPTY] 未使用
  • Status :
    • [EMPTY] 未使用
  • StartTime :
    • 統計時間的基準月份，若為空白則代表使用目前時間的月份，輸入時使用日期格式如: 2025/10/1，無論指定哪一天，系統只取年月部分。
  • EndTime :
    • 未使用

這個查詢我們可以一次得到製作三張報表的資料表。我們將依序解說這些報表的內容與組成方式。

第一張報表 - 單據類型績效表

這張報表需要 R1_Task，R1_Category，R1_Form 三個資料表的內容，如果有充足的資料可供分析，理論上我們將可以製作類似下圖的報表:

流程績效-報表1

返回資料表: R1_Task

流程報表1 - 使用狀況當月統計，主要是用來計算當月總使用次數，與當月平均花費時間

  • CategoryId (String)
    表單分類代碼
  • CategoryName (String)
    表單的分類名稱
  • FormId (String)
    表單代碼
  • FormName (String)
    表單名稱
  • FormSN (String)
    表單序號
  • TaskId (String)
    流程代碼
  • ApplicantName (String)
    申請人名稱
  • ApplicantDeptName (String)
    申請人部門名稱
  • TaskCreatedDate (DateTime)
    流程開始時間
  • TaskEndDate (DateTime)
    流程結束時間
  • TaskSpent (Double)
    流程花費時間
  • CreatedYearMonth (String)
    流程開始年月, Ex: 2024/03

R1_Task 可以顯示三個內容，當月總使用次數，當月平均花費時間，單據類型當月使用次數佔比。

當月總使用次數 :

  • 因為資料表只有一個月的內容，所以要顯示當月使用次數，只需要使用 評量表(Scorecard) 來顯示，將 R1_Task 的筆數統計起來就可以了。

當月總使用次數

當月平均花費時間 :

  • 當月平均花費時間的計算方式是 Sum(TaskSpent) / 資料筆數 ，所以把 [評量表] 的內容設定為 TaskSpent 的平均即可。

當月平均花費時間

單據類型當月使用次數佔比 :

  • 這個圓餅圖需要統計 [單據類型] 的總使用時間的比值，我們只需要使用 圓餅圖(Pie chart) ，把維度設為 [CategoryName]，指標設定成 TaskSpent ，[圓餅圖] 就會自動統計所有 CategoryName 並且顯示各個分類的比例。

單據類型當月使用次數佔比

返回資料表: R1_Category

流程報表1 - 過去 12 月份使用表單分類統計資料，用來根據不同表單分類畫出平均簽核時間的趨勢

  • CategoryId (String)
    表單分類代碼
  • CategoryName (String)
    表單的分類名稱
  • YearMonth (DateTime)
    資料的年月的第一天日期
  • ApplicantCount (Int)
    當月的申請次數
  • CategorySpent (Decimal)
    當月分類的使用時數
  • AverageSpent (Decimal)
    當月分類的平均使用時數

當我們把 R1_Category 使用 時序圖(Time series chart) 時，可以顯示過去一年，每個月表單分類使用時數的趨勢，是否有季節關聯，或者向上向下的走勢，或者使用率的分別。系統的功能是將分析的結果呈現給使用者，而使用者需要自己更進一步去理解那些數據代表的意義。

  • 圖表參數 :
    • 維度 : YearMonth
    • 指標 : AverageSpent
    • 樣式 > 缺少資料 > [線性插值]

表單類型平均簽核時間走勢

返回資料表: R1_Form

流程報表1 - 使用表單當月與前三個月比較差異

  • FormId (String)
    表單代碼
  • FormName (String)
    表單名稱
  • CategoryId (String)
    表單分類代碼
  • CategoryName (String)
    表單的分類名稱
  • YearMonth (DateTime)
    查詢的年月, 內容為當月的一號
  • ApplicantCount (Int)
    申請次數
  • FormSpent (Decimal)
    表單消耗時數
  • AverageSpent (Decimal)
    表單平均消耗時數
  • BeforeCount (Int)
    前三個月申請次數
  • BeforeSpent (Decimal)
    前三個月表單消耗時數
  • BeforeAverageSpent (Decimal)
    前三個月表單平均消耗時數
  • DiffRate (Decimal)
    查詢的月份，與前三個月平均簽核時間的差異比例 (值域: 0.00 ~ 1.00)

當我們將 R1_Form 以 垂直長條圖(Vertical bar chart) 來顯示當月與前三個月的平均簽核時間的比較，對於那些表單最近的使用率比較高，可以全部列出，當然也能看到使用率最低的表單，企業的管理者倘若發現圖表內容有異常，就可以即時發現，日後就能做出調整。

  • 圖表參數
    • 維度 : FormName
    • 指標 : DiffRate
    • 樣式 > 長條圖 > 水平
    • 樣式 > 長條圖 > 顯示資料標籤

表單當月平均簽核時間與前三個月平均比較差異

第二張報表 - 單據逾時一覽表

這張報表需要 R2_ExpiredForm 的內容，報表由 [逾時單據數量]，[平均逾時時間]，[總逾時時間]，[逾時次數趨勢圖]，[表單類型逾時次數占比]，[表單平均逾時時數]，[表單逾時Pareto Chart分析]，各個部份所組成，以下說明如何利用資料表來顯示這些資訊。

返回資料表: R2_ExpiredForm

流程報表2 - 逾時表單過去 12 個月統計，這個資料表以表單為單位，統計過去 12 個月的表單逾時相關資訊 (目前的逾時判定方式為站點的通知頻率的時數，超過此時數還未往下送，則判定為逾時，通常這個數值為 8HR)，欄位列舉如下

  • CategoryId (String)
    表單分類代碼
  • CategoryName (String)
    表單的分類名稱
  • FormId (String)
    表單代碼
  • FormName (String)
    表單名稱
  • YearMonth (DateTime)
    表單申請年月
  • ExpiredCount (Int)
    逾時次數
  • ExpiredHours (Decimal)
    逾時時數
  • ExpiredAverageHours (Decimal)
    平均逾時時數(在某個年月之下的)

這個資料表已經做了一些逾時表單的統計，每張表單在每個月的統計值已經算好，只需要使用不同角度的運算，就可以顯示各個報表上面的數據，如果有足夠的資料來展現，理論上應該會呈現如下的報表，接著我們就來解釋報表上每個資料區塊要如何設定。

R2_ExpiredForm

逾時單據數量 :

  • 這個數值是統計當月有多少單據逾時的數量，只需要把當月的 ExpiredCount 全部加起來即可，使用 評量表(Scorecard) 來展現，並且將 YearMonth 設定為篩選欄位，設定日期為當月月初。

  • 篩選器 Example :

    • 包含 > YearMonth > 等於(=) > 2024/12/1 午夜12:00:00

逾時單據數量

平均逾時時間(h) :

  • 這個數值為 總逾時時間/逾時單據數量，也就是每張單據的平均逾時，使用 評量表 來展現，並且將 YearMonth 設定為篩選欄位，設定日期為當月月初。

  • 篩選器 Example :

    • 包含 > YearMonth > 等於(=) > 2024/12/1 午夜12:00:00

平均逾時時間(h)

總逾時時間 :

  • 此數值為當月所有逾時時間的加總，使用 評量表 即可呈現，使用 評量表 來展現，並且將 YearMonth 設定為篩選欄位，設定日期為當月月初。

  • 篩選器 Example :

    • 包含 > YearMonth > 等於(=) > 2024/12/1 午夜12:00:00

總逾時時間

逾時次數趨勢圖 :

  • 這個圖表以月分為單位，統計過去一年逾時次數的走勢圖，使用 時序圖(Time series chart) ，維度設定為 YearMonth，指標設定為 ExpiredCount 即可。

  • 圖表參數

    • 維度: YearMonth
    • 指標: ExpiredCount
    • 樣式 > 缺少資料 > [線性插值]

逾時次數趨勢圖

表單類型逾時次數占比 :

  • 這個圖表顯示了各種表單類型逾時所占的比例，使用 圓餅圖(Pie chart) ，維度設定為 CategoryName ，指標設定為 ExpiredCount ，圖形會自動把圖例的欄位加總起來，變成數值去計算。記得將篩選 YearMonth 為當時月份。

  • 圖表參數

    • 維度: CategoryName
    • 指標: ExpiredCount
  • 篩選器 Example :
    • 包含 > YearMonth > 等於(=) > 2024/12/1 午夜12:00:00

表單類型逾時次數占比

表單平均逾時時數 :

  • 這個圖表從大到小，顯示各種表單的平均逾時時數，可以知道最常發生逾時的表單，進而加以改進流程。這個圖表使用 垂直長條圖(Vertical bar chart) ，除了設定 FormName 維度與指標 AverageExpiredHours，也要設定當月份的 YearMonth 的篩選器。

  • 圖表參數

    • 維度 : FormName
    • 指標 : AverageExpiredHours
    • 樣式 > 長條圖 > 水平
    • 樣式 > 長條圖 > 顯示資料標籤
  • 篩選器 Example :
    • 包含 > YearMonth > 等於(=) > 2024/12/1 午夜12:00:00

表單平均逾時時數

表單逾時 Pareto Chart 分析

  • Pareto Chart 為所謂的八二法則分析圖表，意義代表 20% 的部分，決定了 80% 的重要性。用在表單逾時上面，即為 20% 的表單，造成了 80% 的表單逾時。Looker Studio 的圖形化元件有支援 Pareto 的運算，我們拉一個 組合圖(Combo chart) 出來，維度設定為 FormName，指標設定兩個 ExpiredHours，把第一個 ExpiredHours 改成 Pareto，設定一下 Chart 就可以展現，最後也記得要設定 YearMonth 的篩選器。

  • 圖表參數 :

    • 維度 : FormName
    • 指標 :
    • 第一個 ExpiredHours 更名為 Pareto，[比較計算] 變更為 [在總數中所佔的百分比]，
    • 第二個 ExpiredHours 不修改
    • 樣式 : 系列 #1 > 軸 > 軸靠右 系列 #1 > 累計 系列 # > 軸 > 軸靠左
  • 篩選器 Example :
    • 包含 > YearMonth > 等於(=) > 2024/12/1 午夜12:00:00

表單逾時 Pareto Chart 分析

第三張報表 - 單據逾時狀況表

這張報表需要資料表 R3_HalfYearForm 與 R3_Site，其組成為 [逾時單據數量]，[平均逾時時數(h)],[近六個月使用次數趨勢],[近六個月平均簽核時間趨勢] 以及 [簽核狀況列表] 幾個部分，如果有足夠數據，並且設定正確，應該會得到如下的報表，接下來說明相關的資料表規格，與圖表的組合方式。

單據逾時狀況表

返回資料表: R3_HalfYearForm

流程報表3 - 簽核狀況趨勢，這個資料表紀錄了最近六個月的簽核次數與簽核時間等資訊，可以利用來畫走勢圖。

  • FormName (String)
    表單名稱
  • YearMonth (DateTime)
    查詢的年月, 內容為當月的一號
  • TaskCount (Int)
    當月簽核的數量
  • TaskHours (Decimal)
    當月簽核的總時數
  • AverageTaskSpent (Decimal)
    平均花費簽核時間
  • ExpiredTaskCount (Int)
    簽核逾時次數
  • ExpiredTaskHours (Decimal)
    簽核逾時的總時數
  • AverageExpiredTaskHours (Decimal)
    簽核逾時的平均時數，其值 = 總逾時時數 / 總逾時次數

逾時單據數量 :

  • 要顯示這個數據，先拉出一個 評量表(Scorecard) ，將維度設定為 R3_HalfYearForm 的 ExpiredTaskCount 欄位，最後設定過濾條件 YearMonth 指定為要查詢時的月份。

  • 篩選器 Example :

    • 包含 > YearMonth > 等於(=) > 2024/12/1 午夜12:00:00

逾時單據數量

平均逾時時數(h) :

  • 要顯示這個數據，先拉出一個 評量表，將維度設定為 R3_HalfYearForm 的 AverageExpiredTaskHours 欄位，最後設定過濾條件 YearMonth 指定為要查詢時的月份。

  • 篩選器 Example :

    • 包含 > YearMonth > 等於(=) > 2024/12/1 午夜12:00:00

平均逾時時數(h)

近六個月使用次數趨勢 :

  • 要顯示這個圖表，先拉出一個 時序圖(Time series chart)，把維度設定成 R3_HalfYearForm.YearMonth 欄位，把指標設定成 R3_HalfYearForm.TaskCount 欄位，將 YearMonth 資料類型設定成年月，就可以根據月份來顯示走勢圖。

  • 圖表參數 :

    • 維度 : R3_HalfYearForm.YearMonth
    • YearMonth 資料類型: 年月
    • 指標 : R3_HalfYearForm.TaskCount

近六個月使用次數趨勢

近六個月平均簽核時間趨勢 :

  • 要顯示這個圖表，先拉出一個 時序圖，把維度成 R3_HalfYearForm.YearMonth 欄位，把指標設定成 R3_HalfYearForm.AverageTaskSpent 欄位，將 YearMonth 資料類型設定成年月，就可以根據月份來顯示走勢圖。

  • 圖表參數 :

    • 維度 : R3_HalfYearForm.YearMonth
    • YearMonth 資料類型: 年月
    • 指標 : R3_HalfYearForm.AverageTaskSpent

近六個月平均簽核時間趨勢

返回資料表: R3_Site

流程報表3 - 簽核狀況列表，這個資料表列出部門簽核人員的簽核狀況，可以知道是否有簽核時間過度集中的問題。

  • FormName (String)
    表單名稱
  • YearMonth (DateTime)
    查詢的年月, 內容為當月的一號
  • SignerDeptName (String)
    簽核人員的部門
  • SignerName (String)
    簽核人員的名稱
  • NodeCount (Int)
    簽核人員的當月簽核數
  • NodeSpent (Decimal)
    簽核人員的當月簽核時間(h)
  • NodeAverageSpent (Decimal)
    簽核人員地當月平均簽核時間(h)
  • NodePercentAtAll (Decimal)
    簽核人員與部門總簽核時間的占比

簽核狀況列表 :

  • 這邊的顯示，直接用 表格(Table) 來顯示即可，把 SignerDeptName, SignerName, NodeCount, NodeAverageSpent, NodePercentAtAll 等欄位拉到表格裡面，依序變更欄位名稱，即可得到如下的資料表內容。

簽核狀況列表