★建立表單基本概念
一、使用表單的優勢¶
- 提升效率和節省時間：表單可以簡化資訊收集的過程，使用者只需按照預定的格式填寫表單，減少了重複性工作和手動整理的需要，節省時間和精力。
- 精確性和一致性：使用表單可以提高資料的準確性和一致性，透過表單設定的規範，減少了錯誤或遺漏的可能性，確保所收集的資料是準確且一致的。
- 提升溝通和協作：表單作為資訊收集的工具，有助於促進內外部的溝通和協作，不同部門或團隊可以共享表單，使訊息流通更順暢，協作更高效。
- 自動化處理和數據分析：利用數位化的表單工具，可以實現自動化的資料處理和數據分析，收集到的資訊可以直接進行數據處理，提供即時的分析。
- 資訊安全和隱私保護：建立適當的表單和簽核流程，有助於確保資訊的安全性和隱私保護，可以設定權限，確保只有權限的人員可以查看或編輯機密資料。
二、製作表單的程序¶
製作表單是根據組織的業務需求和目的來進行規劃，表單的類別是在製作表單之前所需要訂定的，這有助於確定表單整體的架構，為了達到此目的，以下是製作表單的程序：
- 分析組織的業務需求：與相關的部門或利害關係者進行溝通，了解需求和目的。
- 定義表單類別：根據組織的需求，你可以將表單按照不同的類別分類，例如按照業務流程、功能和目的..等來區分。
- 建立表單：在表單類別中建立相關的表單，內容包含欄位編排、簽核流程、使用權限...等，依照表單特性進行設計。
- 驗證和調整：表單設計完成後，可偕同相關部門或使用者進行驗證，確保表單設計能夠滿足業務需求以及正確性。
- 發佈表單：一旦確認表單的內容經過驗證並且符合業務需求，你可以進行發佈表單，以便讓使用者開始使用。
三、常見的表單類別與相關表單¶
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以 表單用途 分類
- 行政類：新進人員評核表、教育訓練記錄申請單、研討會活動申請單、員工績效考核表
- 營銷類：請購單、其他費用報銷單、差旅報銷單、誤餐費用報銷單、支出證明單
- 客戶服務類：客戶服務記錄單、安裝申請單、技術服務申請單
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以 部門 分類
- 人力資源部：員工薪資調整表、員工獎懲表、離職申請單、新進員工報告單
- 財務部門：報銷申請表、資金申請表、部門採購申請表
- 生產部門：原物料訂購表、生產排程表、品質檢查表
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根據 作業性質 分類：以餐飲服務業者為例
- 訂單類：點餐單、外賣訂單單
- 庫存管理：進貨單、食材耗用表、庫存盤點表
- 員工相關表單：出勤記錄表、請假申請表、工時調整表
- 財務類：日營業額表、月結算單
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根據 文件類型 分類：以醫療體系為例
- 病歷相關表單：病歷表、檢驗/檢查申請單、手術同意書
- 醫療行政和財務表單：掛號表、醫療費用結算單
- 護理類：護理評估表、護理記錄表
- 醫療設備和器材相關表單：醫療器材借用單、庫存管理表
四、BPM角色與權限¶
透過下圖帶您了解BPM所有的角色和其對應的使用權限。
