表單權限與發佈設定¶
表單設計者 可以透過[表單設定]來控制表單的權限和使用規則。同時也可以指派 表單的負責人 以便協助解決相關單據問題，確保在表單發佈後能夠得到完善的控制和管理。
一、表單基本設定¶
- A.誰能申請此表單：可以決定組織中哪些人員有權限申請該張表單。
- B.表單類別：可依據組織的需求對表單進行分類，讓使用者從相關類別中快速找到需要申請的表單，提高操作效率。
- C.表單名稱：設定清晰明確的表單名稱，或在表單名稱前加上英文或數字代號，皆有助於使用者快速辨識不同表單，避免混淆和錯誤操作。例如：組織若有導入ISO稽核，也可將表單名稱加上ISO編號，方便稽核能快速找到表單進行查閱。
- D.編碼規則：每張表單都可被賦予一個專屬的字軌，透過編碼規則的設定，申請者送出表單時會按照系統所設定之字軌 自動產生編號，方便追蹤和管理單據。(參考字軌主檔設定)
- E.表單用途：根據不同表單進行簡短的用途說明，以幫助使用者明確了解可以申請該表單的情境。
二、表單權限設定¶
- A.表單負責人：可以指派當單據遇到問題或異常情況時，能夠負責排除與解決問題的人員，確保單據能順利完成簽核。例如：當表單發生異常時，表單負責人可以協助確認異常原因，並作適當的處理。
- B.表單查閱者：若組織內人員因職務需求、職務交接或新人入職等原因，需要了解相關工作內容或追蹤表單進度，您可以將其賦予表單查閱者的權限。例如：部門主管可以追蹤部屬申請此張表單的進度。
- C.代理申請：除了可以設定表單允許啟用代理機制，還可決定代理的權限，例如：實務上常見若臨時請假、事態嚴重之情事、員工離職、或需要協助上級主管處理時，可以透過代理申請由他人協助，確保在特殊情況下也有對應的措施。
三、表單簽核設定¶
- A.表單核決操作：
- 否決：當單據內容或申請事項表示反對或不同意時，可以對單據進行否決並中止表單流程。
- 退簽：當單據需要修改或補充資料時，可以進行退簽。退簽不代表中止表單流程，單據重新送出後則會繼續完成簽核流程。
- 徵詢：簽核過程中需要詢問組織其他成員的意見時，可以將單據徵詢給相關人員，當徵詢的對象回覆意見後，即可繼續完成當站簽核。
- B.取回：當申請者或簽核者在提交單據後，下一位簽核者尚未簽核之前，若發現內容有錯誤需要進行修改時，可以使用取回功能進行修改或重新審核；系統會完整紀錄取回的歷程，方便後續追蹤單據的變更記錄。
- C.作廢：當單據內容填寫錯誤或在進行中遇到需求變更時，申請者可以作廢單據重新進行申請。
- D.自動跳關：可以設定當流程下一站若為相同簽核者時，系統將會自動簽核，方便簽核者不需重複簽核，避免不必要的流程處理環節，加快單據的處理速度。
- E.批次處理：可以依照組織需求來評估哪些表單適合開啟此設定，哪些表單需要個別處理，以確保審核過程除了能有效處理外，也能符合準確性；也可管控只有高階主管或特殊職務、權限的人員才能進行批次處理單據。
- 適合批次處理的表單類型：當單據內容較為簡單，例如請假申請、設備借用等，可啟用批次處理協助組織能夠更快速地處理大量單據。
- 建議個別處理的表單類型：當單據內容較為重要或敏感時，像是涉及業務決策、合約簽署、法律事務等，或與金錢相關的表單，需要確認支出金額、審核請採購金額時，則適合個別處理和審核。
