文件庫管理

一、何謂文件庫¶

組織可依實務需求，透過「文件庫」將文件進行結構化的分類管理，避免集中於單一空間，並可依使用情境進行權限劃分，提升管理效率與安全性。此外，文件庫也支援外部整合授權，讓特定文件僅開放給指定應用程式或外部系統存取，確保資料使用的安全性與彈性。

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文件庫可依文件性質與控管需求區分為兩種類型，使不同類型的文件能套用相應的管理規則：

一般文件庫
適用於日常文件的上傳與管理，例如部門作業文件、知識管理文件等，提供基本的文件存取與維護功能。
管制文件庫
適用於具高規範與稽核需求之文件，例如 ISO 9001、ISO 27001 等管理制度相關文件，透過版本、權限與流程控管，強化文件管理與管制機制。

由具備權限的 文件中心管理員，可依組織需求建立新的文件庫，以便進行文件分類與管理。
可參考以下設定文件庫的各欄位資訊說明：

欄位名稱	說明
代號	使用者自訂的文件庫識別代號，便於系統間串接辨識使用。
名稱	使用者自訂的文件庫識別名稱，便於後續維護與辨識文件庫用途，例如：「內部訓練專區」、「文管中心」等。
文件庫類型	選擇文件庫用途類型： • 一般文件庫：適用日常文件的上傳與管理。 • 管制文件庫：適用高規範與稽核需求，支援新增、更版、作廢...等各階段之文件管理。
文件庫管理員	使用者指派的管理人員，負責該文件庫的文件管理相關作業。
文件庫圖示	使用者自訂的文件庫識別圖示，便於快速辨識不同文件庫用途。
外部整合	根據組織需求，決定是否讓文件庫開放給不同的應用程式存取： • 允許應用程式讀寫文件庫 (SDK)：透過系統提供的 SDK 方式，讓應用程式可讀取或上傳文件庫中的檔案。 • 允許應用程式讀寫文件庫 (Open API)：透過 Open API 介面，提供外部系統進行文件的讀取與寫入。 • 允許 Webhook 發送通知：當文件庫中的文件發生異動時，系統會透過 Webhook 將通知傳送至外部系統。

當文件庫中已有存放資料夾或文件時，該文件庫將不允許被刪除。