單據管理

當您擁有該張表單的 表單負責人 權限時，你可以透過單據管理功能查詢到所有人員申請的表單，並且可以清楚地掌控簽核狀態；當遇到單據有問題時，你可以透過單據管理功能協助使用者處理這些問題。這讓您能夠快速解決任何單據相關的疑慮或困難，確保流程的順利進行。(表單權限設定)

一、輕鬆掌握單據狀態¶

單據管理功能提供了強大的搜尋和篩選功能，表單負責人 能夠快速找到特定類型的單據或者根據特定條件進行篩選。透過功能列表，可以快速掌握單據的狀態，例如簽核中、通過結案、否決結案、作廢等，並在需要時進行相應的操作。同時，也可以透過單據停留時間來判斷是否有需要關注的單據，以便及時處理並提供協助。
此外，單據管理也提供了詳盡的單據內容，讓表單負責人能夠深入了解每個單據的細節，包括表單內容、相關附件、申請者資訊等等，如此就能夠更全面地評估單據的情況，做出相應的決策和處理。

A.變更單據狀態¶

表單負責人可以針對 簽核中 、通過和否決的單據調整單據的狀態；當表單狀態變更後，會發送 管理員異動單據通知 給已經簽核過的所有人員。
當使用[變更單據狀態]時，請注意確認你的變更是否符合組織的政策，這個功能的使用需要謹慎操作，以確保單據的正確性。
使用情境：假設表單已經結案，但最後一站的簽核者希望修改簽核決定，這時可以使用該功能將表單復原回「簽核中」狀態。

B.指定簽核人員¶

表單負責人可以指派其他人員來進行簽核，被指派的人員會收到 代理簽核通知 ，且 編輯與觀看權限等同於原簽核者 。
使用[指定簽核人員]功能時，請確保指派的人員具有相關權限並能夠正確執行簽核工作，並且請儘量提前通知相關人員，以確保他們能夠順利接手並完成簽核任務。
使用情境：當目前簽核人員因為臨時出差或調職到其他單位，無法進行簽核，這時可以使用這個功能來指定替代的簽核人員或具有相應權限的人員來執行簽核工作。

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二、協助排除異常單據¶

何謂異常單據¶

當單據出現異常時，系統會自動發送 異常通知信 給該張單據的表單負責人，以便他們能夠及時處理。以下是一些可能導致異常的狀態範例：

找不到下一站簽核者
非預期程式錯誤
流程設計不當，造成迴圈
單據申請或簽核送出後，系統處理超過一小時

異常單據處理方法¶

表單負責人可以在 異常列表 看到出現異常的單據的相關資訊，包括單據號碼、單據名稱、申請者與簽核者資訊、異常原因等，此列表提供了一個快速檢視單據異常的概覽，協助管理者可以快速處理問題。
表單負責人可以通過 錯誤原因 了解異常發生的原因。此外，還可以點擊該異常原因，以開啟並查看該異常所在的站點。

在完成以上基本確認後，表單負責人可以考慮使用以下幾種方式來解決單據異常：
- A.作廢：如果異常原因是因為表單設計不當，需要重新發行新版本的表單，表單負責人可以選擇將該異常表單作廢，並請使用者重新申請新版本的表單。
- B.重新送出：當異常是由於網路問題或其他因素造成的，表單負責人可以選擇執行重新送出，這將重新提交該單據，讓它再次進入流程，以確保正確處理。
- C.退回指定站點：如果異常是由於使用者填寫不當導致的，表單負責人可以將表單退回到對應的站點，以進行必要的調整，這讓使用者能夠修正填寫錯誤，並再次提交表單以獲得正確的結果。